Monitoreo y Control del Proyecto

El propósito de la Monitoreo y Control del Proyecto (PMC) es proporcionar una comprensión del progreso del proyecto para que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas, cuando el rendimiento del proyecto se desvíe significativamente del plan.

Un plan de proyecto documentado es la base para la monitorización de las actividades, la comunicación del estado y la toma de acciones correctivas. El progreso se determina principalmente comparando los atributos de los productos de trabajo y de las tareas, el esfuerzo, el coste y el calendario reales, con el plan en los hitos o niveles de control establecidos en el calendario del proyecto o en la estructura de descomposición del trabajo (WBS). Una visibilidad adecuada del progreso permite llevar a cabo las acciones correctivas de manera oportuna cuando el rendimiento se desvíe significativamente del plan. Una desviación es significativa si, cuando se deja sin resolver, impide al proyecto cumplir con sus objetivos.

Existen dos metas específicas para realizar el proceso de monitorización y control del proyecto:

·         Monitorizar el proyecto frente al plan.

·         Gestionar las acciones correctivas hasta su cierre.

1.1        Monitoreo el proyecto frente al plan

El progreso y el rendimiento reales del proyecto se monitorizan frente al plan de proyecto.

1.1.1        Monitorear los parámetros de planificación del proyecto

Los parámetros de planificación del proyecto constituyen los indicadores típicos del progreso y del rendimiento del proyecto, e incluyen atributos de los productos de trabajo y de las tareas, el coste, el esfuerzo y el calendario. Los atributos de los productos de trabajo y de las tareas incluyen el tamaño, la complejidad, el nivel de servicio, la disponibilidad, el peso, la forma, el ajuste y la función. Debería considerarse la frecuencia de monitorización de los parámetros.

La monitorización normalmente implica medir los valores reales de los parámetros de la planificación del proyecto, comparar los valores reales con los estimados en el plan e identificar las desviaciones significativas. El registro de los valores reales de los parámetros de planificación del proyecto incluye registrar la información contextual asociada para ayudar a comprender las medidas

Documentar las desviaciones significativas en los parámetros de planificación del proyecto.

1.1.2        Monitorear los compromisos

Monitorizar los compromisos frente a aquellos identificados en el plan de proyecto.

Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

·         Revisar los compromisos (tanto externos como internos) con regularidad.

·         Identificar los compromisos que no se han cumplido o que están en riesgo significativo de no cumplirse.

·         Documentar los resultados de las revisiones de los compromisos.

1.1.3        Monitorear los riesgos del proyecto

Monitorizar los riesgos frente a aquellos identificados en el plan de proyecto.

Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

·         Revisar periódicamente la documentación de riesgos en el contexto del estado y de las circunstancias actuales del proyecto.

·         Modificar la documentación de riesgos, a medida que se va disponiendo de información adicional.- A medida que avanzan los proyectos (especialmente los proyectos de larga duración u operación continua), surgen nuevos riesgos. Es importante la identificación y el análisis de estos nuevos riesgos.

·         Comunicar el estado de los riesgos a las partes interesadas relevantes.- Algunos ejemplos de estados del riesgo son:

o   Un cambio en la probabilidad de que suceda el riesgo.

o   Un cambio en la prioridad del riesgo.

1.1.4        Monitorear la gestión de los datos

Las actividades de gestión de los datos deberían monitorizarse para asegurar que se están cumpliendo los requisitos de dicha gestión. Dependiendo de los resultados de la monitorización y de los cambios en los requisitos, situación o estado del proyecto, puede ser necesario replanificar las actividades de gestión de los datos del proyecto.

Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

·         Revisar periódicamente las actividades de gestión de los datos frente a su descripción en el plan de proyecto.

·         Identificar y documentar las cuestiones significativas y sus impactos.-Un ejemplo de una cuestión significativa es cuando las partes interesadas no tienen el acceso a los datos del proyecto que necesitan para cumplir sus roles como partes interesadas relevantes.

·         Documentar los resultados de las revisiones de las actividades de gestión de los datos.

1.1.5        Monitorear la involucración de las partes interesadas

La involucración de las partes interesadas debería monitorizarse para asegurar que se producen las interacciones apropiadas. Dependiendo de los resultados de la monitorización y de los cambios en los requisitos, de la situación o del estado del proyecto, puede ser necesario replanificar la involucración de las partes interesadas.

Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

·         Revisar periódicamente el estado de la involucración de las partes interesadas.

·         Identificar y documentar las cuestiones significativas y sus impactos.

·         Documentar los resultados de las revisiones del estado de la involucración de las partes interesadas.

1.1.6        Llevar a cabo las revisiones del progreso

Las revisiones del progreso son revisiones del proyecto para mantener informadas a las partes interesadas relevantes. Estas revisiones del proyecto pueden ser informales y pueden no estar especificadas explícitamente en los planes del proyecto.

Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

·         Comunicar con regularidad a las partes interesadas relevantes el estado de las actividades y los productos de trabajo asignados.- Los gerentes, el personal, los clientes, los usuarios finales, los proveedores y otras partes interesadas relevantes se incluyen en las revisiones según proceda.

·          Revisar los resultados de la recogida y del análisis de las medidas para controlar el proyecto.- Las mediciones revisadas pueden incluir medidas de la satisfacción del cliente.

·         Identificar y documentar las cuestiones y las desviaciones significativas frente al plan.

·         Documentar las peticiones de cambio y los problemas identificados en los productos de trabajo y en los procesos.

·         Documentar los resultados de las revisiones.

·         Seguir las peticiones de cambio y los informes de problemas hasta su cierre.

1.1.7        Llevar a cabo las revisiones de hitos

Los hitos son eventos o momentos preplanificados en los cuáles se lleva a cabo una revisión minuciosa del estado para comprender cómo se están cumpliendo los requisitos de las partes interesadas (si el proyecto incluye un hito en el desarrollo, entonces se lleva a cabo la revisión para asegurar que se están cumpliendo los supuestos y los requisitos asociados con ese hito). Los hitos pueden estar asociados con el proyecto global o con un tipo o caso de servicio particular. Los hitos, por lo tanto, pueden estar basados en eventos o basados en el calendario.

·         Llevar a cabo las revisiones de hitos con las partes interesadas relevantes en puntos significativos del calendario del proyecto, como por ejemplo, a la finalización de las fases seleccionadas.- Los gerentes, el personal, los clientes, los usuarios finales, los proveedores y otras partes interesadas relevantes se incluyen en las revisiones de hitos según proceda.

·         Revisar los compromisos, el plan, el estado y los riesgos del proyecto.

·         Identificar y documentar las cuestiones significativas y sus impactos.

·         Documentar los resultados de la revisión, los elementos de acción y las decisiones.

·         Seguir los elementos de acción hasta su cierre.

1.2        Gestionar las acciones correctivas hasta su cierre

Las acciones correctivas se gestionan hasta su cierre cuando el rendimiento o los resultados del proyecto se desvían significativamente del plan.

1.2.1        Analizar los Problemas

Recopilar y analizar los problemas y determinar acciones correctivas para su tratamiento.

·         Analizar las cuestiones para determinar la necesidad de acciones correctivas

1.2.2        Llevar a cabo las acciones correctivas

Llevar a cabo la acción correctiva sobre las cuestiones identificadas.

·         Revisar y obtener acuerdos con las partes interesadas relevantes sobre las acciones a tomar.

·         Negociar los cambios a los compromisos internos y externos

1.2.3        Gestionar las acciones correctivas

Esta tarea tiene algunas subpracticas que ayuda a cumplir la meta:

·         Monitorizar las acciones correctivas hasta su finalización.

·         Analizar los resultados de las acciones correctivas para determinar su eficacia.

·         Determinar y documentar las acciones apropiadas para corregir las desviaciones producidas en los resultados planificados debido a las acciones correctivas realizadas.

.